• Los objetivos que se persiguen con la reunión. Determinar los objetivos permite darnos cuenta de la necesidad, o no, de la reunión (no es aconsejable hacer una reunión únicamente porque así está establecido), y determinar los temas que se van a tratar, materializándolos en un orden del día. El orden del día es el plan de trabajo del equipo y debe incluir la siguiente información básica: el objetivo global, la hora de inicio y finalización de la reunión, el orden de los temas a tratar y el tiempo de duración y objetivo de cada tema.
• Las personas que han de asistir en función de los temas que es vayan a tratar y los objetivos que se persigan con cada tema. Si han de asistir muchas personas y no todas están relacionadas con todos los temas, una buena solución consiste en ir permitiendo la entrada y salida de personas en función del tema que se trate. Hay que tener en cuenta que la complejidad de la reunión es directamente proporcional al número de asistentes, por lo que es recomendable que el número de personas sea de un máximo de 7.
• La documentación que se ha de enviar antes a los asistentes.

A la hora de convocar la reunión, especifique:

• El porqué se ha organizado la reunión.
• Los objetivos.
• El horario.
• El plan de trabajo.
• La persona que va a conducir la reunión.
• Las razones de la participación de cada persona invitada y que se espera de cada una de ellas.
• Dicha convocatoria tiene que ir acompañada de la documentación que se necesite.

Si es un asistente a la reunión, es importante que se prepare por adelantado la información necesaria, con el fin de que la participación sea efectiva y permita lograr los objetivos establecidos.
2. Mantener la estructura y control de la reunión en el transcurso de la misma, con el fin de lograr los objetivos previstos.
Si es el convocante y/o conductor de la reunión debe mantener el orden del día y sus tiempos, impidiendo que los participantes salten de un tema a otro o se pierdan en temas colaterales, y conseguir que todos los miembros, participen, protegiendo al más débil y controlando al más fuerte. Empiece y acabe puntual y no permita que participen aquellas personas que no hayan preparado la documentación necesaria.
Si es un asistente a la reunión, participe activamente en todos los temas que le correspondan, céntrese en los temas que están contemplados en el orden del día y no inicie conversaciones paralelas y simultáneas.
3. Al finalizar la reunión, resumir y tomar nota de todas las decisiones acordadas en el transcurso de la reunión, y distribuirlo a todos los asistentes.
En este resumen debe hacerse énfasis en los temas más importantes, anotando la persona responsable de cada una de ellas así como las fechas en las que se hará un seguimiento, si es necesario. Para ello es necesario que se asigne un Secretario por reunión que asuma esa función.
Por último, es bueno que de vez en cuando y aunque pongamos en marcha estas ideas, se haga una evaluación de cómo se está funcionando, analizando aspectos tales como:

• Claridad con que se han definido los objetivos.
• Grado de participación.
• Sistema de conducción.
• Ritmo de trabajo.
• Logro de objetivos.

ya que ello nos permitirá ir mejorando e incrementar nuestra efectividad como profesionales individuales y como equipo de trabajo.

Image Credits: The Victoria Meeting Room at The Royal Hotel Scarborough